Privacy Policy

CHÍNH SÁCH QUYỀN RIÊNG TƯ

CHÍNH SÁCH QUYỀN RIÊNG TƯ (PRIVACY POLICY) CỦA xBOOK

I. BẢN TIẾNG VIỆT – VĂN BẢN PHÁP LÝ CAO NHẤT

Chính sách Quyền riêng tư của xBook
Cập nhật lần cuối: 15/06/2025

xBook (sau đây gọi là “xBook”, “chúng tôi”) coi trọng tính bảo mật và an toàn đối với thông tin của bạn. Chính sách này mô tả cách xBook thu thập, sử dụng, lưu trữ và chia sẻ Thông tin Cá nhân khi bạn truy cập, sử dụng nền tảng học tập xBook, bao gồm:

Website thuộc tên miền của xBook (ví dụ: www.xbookVN.com và/hoặc các tên miền con liên quan);
Ứng dụng di động xBook (nếu có);
Các hệ thống học tập số, bài học tương tác, mô phỏng và công cụ hỗ trợ học tập khác do xBook vận hành (gọi chung là “Nền tảng”).

Bằng việc truy cập hoặc sử dụng Nền tảng, bạn xác nhận đã đọc, hiểu và đồng ý với Chính sách này. Nếu bạn không đồng ý, vui lòng không truy cập, duyệt nội dung, tạo tài khoản, đăng ký nhận thông tin, đăng ký học, hoặc sử dụng bất kỳ tính năng nào của Nền tảng.

Lưu ý về bản dịch: Trong trường hợp có phiên bản bằng ngôn ngữ khác, phiên bản đó chỉ mang tính tham khảo. Bản tiếng Việt là phiên bản có giá trị pháp lý cao nhất.

MỤC LỤC

Phạm vi áp dụng và định nghĩa
Thông tin xBook thu thập (bao gồm Thông tin Cá nhân)
Mục đích xBook sử dụng Thông tin Cá nhân
Cách xBook chia sẻ Thông tin Cá nhân
Thông tin do Đối tác Nội dung thu thập và xử lý
Quyền của bạn và cách quản lý Thông tin Cá nhân
Lưu trữ, an ninh và bảo mật
Thời hạn lưu trữ dữ liệu
Cập nhật Chính sách
Contact

1) PHẠM VI ÁP DỤNG VÀ ĐỊNH NGHĨA

1.1. Phạm vi áp dụng

Chính sách này áp dụng khi:

Bạn truy cập và sử dụng Nền tảng xBook;
Bạn tạo tài khoản, đăng ký nhận thông tin, đăng ký học hoặc tham gia học;
Một người/tổ chức tương tác với xBook thay mặt bạn (ví dụ: cán bộ đào tạo, quản trị viên học tập của nhà trường/đơn vị tài trợ chương trình học).

1.2. “Thông tin Cá nhân” là gì?

Trong Chính sách này, “Thông tin Cá nhân” là thông tin liên quan đến một cá nhân có thể được nhận dạng trực tiếp hoặc gián tiếp, bao gồm nhưng không giới hạn: họ tên, email, số điện thoại, thông tin tài khoản, định danh trực tuyến, dữ liệu học tập gắn với tài khoản, v.v.

1.3. “Đối tác Nội dung” là gì?

“Đối tác Nội dung” là các tổ chức giáo dục, nhà xuất bản, giảng viên, đơn vị phát triển học liệu, hoặc các bên tạo khóa học/chương trình/mô phỏng và cung cấp nội dung thông qua xBook.

2) THÔNG TIN xBOOK THU THẬP (BAO GỒM THÔNG TIN CÁ NHÂN)

2.1. Khi bạn duyệt Nền tảng, tạo tài khoản, đăng ký nhận thông tin, hoặc liên hệ với xBook

xBook có thể thu thập:

Thông tin đăng ký tài khoản: họ tên, tên hiển thị/tên người dùng, email, quốc gia/khu vực (tùy thiết kế sản phẩm);
Thông tin bạn tự nguyện cung cấp trong hồ sơ (không bắt buộc);
Thông tin liên hệ khi bạn đăng ký nhận tư vấn/thông tin khóa học;
Nội dung trao đổi khi bạn nhắn tin/gửi yêu cầu hỗ trợ (trên Nền tảng hoặc kênh khác nếu xBook vận hành).

Ngoài ra, xBook có thể thu thập tự động một số thông tin kỹ thuật khi bạn truy cập Nền tảng theo Chính sách Cookie(ví dụ: địa chỉ IP, loại trình duyệt, thiết bị, dữ liệu nhật ký truy cập, hành vi tương tác cơ bản).

2.2. Khi bạn đăng ký học, thanh toán hoặc yêu cầu chứng nhận

Nếu một khóa học/chương trình yêu cầu thanh toán, xBook có thể thu thập thông tin cần thiết để hỗ trợ giao dịch. Tuy nhiên, xBook không bắt buộc phải lưu trữ số tài khoản tài chính nếu việc xử lý thanh toán được thực hiện bởi bên xử lý thanh toán độc lập.

Khi bạn yêu cầu/nhận chứng nhận, chứng nhận có thể hiển thị các thông tin như họ tên (theo dữ liệu tài khoản).

2.3. Khi bạn tham gia học, làm bài kiểm tra, tương tác mô phỏng

xBook có thể thu thập:

Dữ liệu học tập: tiến độ, kết quả bài kiểm tra, điểm số, thời lượng học, các hoạt động tương tác;
Nội dung bạn gửi lên trong quá trình học: bài làm, phản hồi, khảo sát;
Dữ liệu tham gia diễn đàn/trao đổi (nếu có).

2.4. Thông tin thu thập từ nguồn khác

Trong phạm vi pháp luật cho phép và/hoặc khi có căn cứ hợp pháp (ví dụ: theo thỏa thuận, theo ủy quyền, theo yêu cầu cung cấp dịch vụ), xBook có thể nhận thông tin từ:

Đối tác Nội dung;
Nhà trường/đơn vị tài trợ chương trình học;
Đơn vị tuyển dụng/đào tạo (nếu bạn tham gia theo chương trình do họ tài trợ);
Các đối tác hợp tác với xBook trong việc cung cấp dịch vụ.

2.5. Thông tin trẻ em

xBook không chủ đích thu thập Thông tin Cá nhân của trẻ em dưới 13 tuổi nếu không có cơ chế phù hợp theo quy định pháp luật và/hoặc sự đồng ý/đại diện hợp pháp (tùy bối cảnh triển khai). Nếu bạn tin rằng có dữ liệu của trẻ em được cung cấp trái với Chính sách này, vui lòng liên hệ xBook theo mục Liên hệ.

3) MỤC ĐÍCH xBOOK SỬ DỤNG THÔNG TIN CÁ NHÂN

xBook có thể sử dụng Thông tin Cá nhân để:

Vận hành và cải thiện Nền tảng: duy trì tính ổn định, tối ưu trải nghiệm, cá nhân hóa (nếu có).
Tạo, quản trị và cung cấp khóa học/chương trình/mô phỏng: ghi nhận tiến độ, đánh giá kết quả, cấp chứng nhận.
Cung cấp sản phẩm/dịch vụ và hỗ trợ người dùng: xử lý yêu cầu hỗ trợ, phản hồi thắc mắc.
Bảo mật và an toàn hệ thống: phòng chống gian lận, lạm dụng, vi phạm quy định, đảm bảo an toàn dữ liệu.
Truyền thông và thông báo vận hành: thông báo cập nhật, thay đổi dịch vụ, thông tin kỹ thuật.
Gửi thông tin giới thiệu chương trình học/sản phẩm (marketing): chỉ thực hiện khi được pháp luật cho phép và/hoặc khi bạn đã đồng ý nhận thông tin. Bạn có thể hủy đăng ký nhận tin theo hướng dẫn trong email/tin nhắn.
Nghiên cứu và phân tích giáo dục: phân tích tổng hợp/ẩn danh hóa nhằm cải thiện chất lượng học tập (trong phạm vi pháp luật và các điều khoản liên quan).
Tuân thủ nghĩa vụ pháp lý và bảo vệ quyền lợi hợp pháp: đáp ứng yêu cầu cơ quan nhà nước có thẩm quyền, giải quyết tranh chấp, thực thi thỏa thuận.

Trong một số trường hợp, xBook có thể yêu cầu bạn đồng ý riêng cho các mục đích sử dụng bổ sung và sẽ chỉ xử lý theo nội dung đã thông báo.

4) CÁCH xBOOK CHIA SẺ THÔNG TIN CÁ NHÂN

xBook có thể chia sẻ Thông tin Cá nhân trong các trường hợp sau:

Với Đối tác Nội dung: khi bạn đăng ký học/tham gia khóa học do Đối tác Nội dung cung cấp, Đối tác có thể nhận thông tin cần thiết để vận hành khóa học và đánh giá.
Với nhà cung cấp dịch vụ (service providers): các bên cung cấp hạ tầng, vận hành kỹ thuật, hỗ trợ khách hàng, phân tích hệ thống, xử lý thanh toán… Các bên này chỉ được truy cập dữ liệu ở mức cần thiết và có nghĩa vụ bảo mật.
Với đơn vị tài trợ chương trình học (nhà trường/doanh nghiệp/cơ quan): để xác nhận tình trạng đăng ký, tham gia, tiến độ và hoàn thành (trong phạm vi chương trình tài trợ).
Vì lý do pháp lý/an toàn: theo yêu cầu hợp pháp của cơ quan có thẩm quyền hoặc để bảo vệ an toàn, quyền và lợi ích hợp pháp của xBook, người dùng và bên thứ ba.
Khi tái cấu trúc/doanh nghiệp chuyển giao: nếu có sáp nhập, mua bán, chuyển nhượng tài sản, dữ liệu có thể được chuyển giao theo giao dịch; xBook sẽ nỗ lực yêu cầu bên nhận chuyển giao tiếp tục bảo vệ dữ liệu phù hợp Chính sách này.

Ngoài ra, xBook có thể chia sẻ dữ liệu đã ẩn danh hóa hoặc tổng hợp cho mục tiêu thống kê, nghiên cứu, báo cáo, với điều kiện không dùng để nhận dạng cá nhân.

5) THÔNG TIN DO ĐỐI TÁC NỘI DUNG THU THẬP VÀ XỬ LÝ

Đối tác Nội dung có thể thu thập/xử lý Thông tin Cá nhân trong phạm vi khóa học/chương trình của họ. Trong trường hợp đó:

Đối tác có trách nhiệm tuân thủ quy định pháp luật áp dụng và các nghĩa vụ độc lập của họ;
Chính sách quyền riêng tư riêng của Đối tác (nếu có) có thể được cung cấp trong quá trình đăng ký/triển khai khóa học;
Khi kỹ thuật cho phép, lựa chọn đồng ý của bạn trên Nền tảng sẽ được tôn trọng đối với các cơ chế cookie/tracking trong nội dung.

6) QUYỀN CỦA BẠN VÀ CÁCH QUẢN LÝ THÔNG TIN CÁ NHÂN

Tùy theo pháp luật áp dụng và thiết kế sản phẩm, bạn có thể có các quyền sau:

Truy cập và chỉnh sửa một số thông tin trong cài đặt tài khoản;
Yêu cầu điều chỉnh/cập nhật thông tin không chính xác;
Yêu cầu xóa tài khoản/xóa dữ liệu trong phạm vi cho phép (lưu ý có thể phải xác thực danh tính và có ngoại lệ theo yêu cầu pháp luật, kế toán, kiểm toán, phòng chống gian lận, v.v.);
Hạn chế hoặc phản đối một số hình thức xử lý dữ liệu (khi có căn cứ hợp pháp);
Hủy đăng ký nhận thông tin tiếp thị qua liên kết “unsubscribe” hoặc tùy chọn trong tài khoản (nếu có).

Nếu yêu cầu của bạn liên quan đến dữ liệu do Đối tác Nội dung kiểm soát, xBook có thể phối hợp/điều phối trong phạm vi phù hợp và/hoặc hướng dẫn bạn làm việc với Đối tác.

7) LƯU TRỮ, AN NINH VÀ BẢO MẬT

xBook triển khai chương trình an ninh thông tin và các biện pháp bảo vệ hợp lý (hành chính, kỹ thuật, vật lý) nhằm bảo vệ tính bảo mật, toàn vẹn và sẵn sàng của dữ liệu.

Tuy nhiên, không có phương thức truyền tải qua Internet hoặc lưu trữ điện tử nào an toàn tuyệt đối. xBook không thể bảo đảm tuyệt đối rằng các biện pháp an ninh sẽ ngăn chặn mọi truy cập trái phép.

Trong trường hợp xảy ra sự cố an ninh dữ liệu, xBook sẽ xem xét thông báo theo yêu cầu pháp luật và/hoặc theo đánh giá mức độ ảnh hưởng.

8) THỜI HẠN LƯU TRỮ DỮ LIỆU

xBook lưu trữ Thông tin Cá nhân trong thời gian cần thiết để:

Cung cấp dịch vụ bạn yêu cầu;
Duy trì hồ sơ giao dịch (nếu có) phục vụ kế toán, kiểm toán, tuân thủ;
Thực hiện nghĩa vụ pháp lý, giải quyết tranh chấp và thực thi thỏa thuận;
Hoặc theo thời hạn được pháp luật cho phép.

Khi bạn yêu cầu xóa tài khoản/xóa dữ liệu, xBook sẽ xử lý theo quy trình nội bộ và trong phạm vi pháp luật cho phép, đồng thời có thể giữ lại một phần dữ liệu tối thiểu trong các trường hợp cần thiết (ví dụ: tuân thủ nghĩa vụ lưu trữ, phòng chống gian lận, bảo vệ quyền lợi hợp pháp).

9) CẬP NHẬT CHÍNH SÁCH

Chính sách này có thể được cập nhật theo thời gian. Khi có thay đổi quan trọng, xBook có thể thông báo trên Nền tảng hoặc bằng kênh phù hợp. Ngày “Cập nhật lần cuối” ở đầu văn bản thể hiện phiên bản hiện hành.

Việc bạn tiếp tục sử dụng Nền tảng sau khi Chính sách được cập nhật đồng nghĩa bạn chấp nhận Chính sách đã sửa đổi (trừ khi pháp luật yêu cầu cơ chế chấp thuận khác).

10) LIÊN HỆ

Nếu bạn có câu hỏi, quan ngại về quyền riêng tư, hoặc muốn thực hiện các quyền liên quan đến Thông tin Cá nhân, vui lòng liên hệ xBook:

Email: info@xbookvn.com

Hotline: +84(0)587228866

Ghi chú quan trọng: Nếu xBook thiết lập địa chỉ email chuyên trách (ví dụ: privacy@…) trong tương lai, văn bản này sẽ được cập nhật tương ứng.

xBOOK PRIVACY POLICY

I. ENGLISH VERSION – FOR REFERENCE PURPOSES ONLY

xBook Privacy Policy
Last updated: June 15, 2025

xBook (hereinafter referred to as “xBook”, “we”, “us”) values the confidentiality and security of your information. This Privacy Policy describes how xBook collects, uses, stores, and shares Personal Information when you access and use the xBook learning platform, including:

Websites operated under xBook’s official domain (for example: xbookvn.com and/or related subdomains);
xBook mobile applications (if any);
Digital learning systems, interactive lessons, simulations, and other learning support tools operated by xBook (collectively referred to as the “Platform”).

By accessing or using the Platform, you acknowledge that you have read, understood, and agreed to this Privacy Policy. If you do not agree with this Policy, please do not access, browse, create an account, request information, enroll in courses, or use any features of the Platform.

Translation Notice:
In the event that this Policy is provided in multiple languages, any non-Vietnamese version is for reference only. The Vietnamese version is the sole legally binding version.

Scope of Application and Definitions
Information Collected by xBook (Including Personal Information)
Purposes of Use of Personal Information
How xBook Shares Personal Information
Information Collected and Processed by Content Partners
Your Rights and How to Manage Personal Information
Data Storage, Security, and Protection
Data Retention Period
Updates to This Policy
Contact Information

1. SCOPE OF APPLICATION AND DEFINITIONS

1.1 Scope of Application

This Privacy Policy applies when:

You access and use the xBook Platform;
You create an account, request information, enroll in, or participate in courses;
An individual or organization interacts with xBook on your behalf (e.g., training officers, learning administrators of schools or sponsoring organizations).

1.2 Definition of “Personal Information”

For the purposes of this Policy, “Personal Information” means any information relating to an identified or identifiable individual, whether directly or indirectly, including but not limited to: name, email address, phone number, account information, online identifiers, and learning data associated with an account.

1.3 Definition of “Content Partners”

“Content Partners” refer to educational institutions, publishers, instructors, learning content developers, or other entities that create and provide courses, programs, or simulations through the xBook Platform.

2. INFORMATION COLLECTED BY xBOOK (INCLUDING PERSONAL INFORMATION)

2.1 When You Browse the Platform, Create an Account, Request Information, or Contact xBook

xBook may collect:

Account registration information such as full name, display name/username, email address, and country/region (depending on product design);
Information voluntarily provided in your profile (optional);
Contact information provided when requesting course consultation or information;
Communications exchanged when you contact xBook or request support (via the Platform or other channels operated by xBook).

In addition, xBook may automatically collect certain technical information in accordance with its Cookie Policy, such as IP address, browser type, device information, access logs, and basic interaction data.

2.2 When You Enroll in Courses, Make Payments, or Request Certificates

If a course or program requires payment, xBook may collect information necessary to facilitate the transaction. However, xBook does not necessarily store financial account details if payment processing is handled by independent third-party payment processors.

When you request or receive a certificate, such certificate may display your full name as reflected in your account data.

2.3 When You Participate in Learning Activities, Assessments, or Simulations

xBook may collect:

Learning data such as progress, assessment results, scores, learning duration, and interaction activities;
Content you submit during learning activities, including assignments, feedback, and survey responses;
Forum or discussion participation data (if applicable).

2.4 Information Collected from Other Sources

Where permitted by law and/or based on a lawful basis (e.g., contractual arrangements, authorization, service provision requirements), xBook may receive information from:

Content Partners;
Schools or sponsoring organizations;
Employers or training providers (if you participate through sponsored programs);
Other partners collaborating with xBook to deliver services.

2.5 Children’s Information

xBook does not intentionally collect Personal Information from children under the age of 13, unless appropriate legal mechanisms and/or valid parental or legal guardian consent are in place, depending on the context of implementation. If you believe that children’s data has been provided in violation of this Policy, please contact xBook as described in the Contact Information section.

3. PURPOSES OF USE OF PERSONAL INFORMATION

xBook may use Personal Information for the following purposes:

Operating and improving the Platform: ensuring stability, optimizing performance, and enhancing user experience, including personalization where applicable.
Creating, administering, and delivering courses, programs, and simulations: tracking progress, evaluating performance, and issuing certificates.
Providing products, services, and user support: responding to inquiries and support requests.
Ensuring system security and safety: preventing fraud, abuse, violations, and ensuring data security.
Operational communications: sending service updates, system notices, and technical information.
Marketing and promotional communications: providing information about courses or products only where permitted by law and/or with your consent. You may unsubscribe at any time via instructions included in such communications.
Educational research and analytics: conducting aggregated or anonymized analysis to improve learning quality, in compliance with applicable laws.
Legal compliance and protection of legitimate rights: responding to lawful requests, resolving disputes, and enforcing agreements.

In certain cases, xBook may request separate consent for additional purposes and will process Personal Information strictly in accordance with the disclosed scope.

4. HOW xBOOK SHARES PERSONAL INFORMATION

xBook may share Personal Information in the following circumstances:

With Content Partners: when you enroll in or participate in courses provided by Content Partners, they may receive information necessary for course delivery and assessment.
With service providers: including infrastructure providers, technical operators, customer support services, analytics providers, and payment processors. Such parties are granted access only as necessary and are subject to confidentiality obligations.
With sponsoring organizations: such as schools, enterprises, or public institutions sponsoring your participation, for purposes of verifying enrollment, participation, progress, and completion.
For legal or safety reasons: in response to lawful requests by competent authorities or to protect the rights, safety, and legitimate interests of xBook, users, or third parties.
In connection with corporate restructuring or transfer: in the event of a merger, acquisition, or asset transfer, data may be transferred as part of the transaction, subject to continued protection consistent with this Policy.

xBook may also share aggregated or anonymized data for statistical, research, or reporting purposes, provided such data cannot be used to identify individuals.

5. INFORMATION COLLECTED AND PROCESSED BY CONTENT PARTNERS

Content Partners may collect and process Personal Information within the scope of their courses or programs. In such cases:

Content Partners are independently responsible for complying with applicable laws;
Their own privacy policies (if any) may be provided during enrollment or course delivery;
Where technically feasible, your consent preferences on the Platform will be respected regarding cookies or tracking mechanisms within learning content.

6. YOUR RIGHTS AND HOW TO MANAGE PERSONAL INFORMATION

Subject to applicable laws and platform design, you may have the right to:

Access and edit certain information through account settings;
Request correction or updates to inaccurate information;
Request deletion of your account or Personal Information, subject to identity verification and legal exceptions (e.g., compliance, accounting, fraud prevention);
Restrict or object to certain data processing activities where legally permitted;
Unsubscribe from marketing communications via provided links or account settings.

If your request relates to data controlled by a Content Partner, xBook may coordinate as appropriate or guide you to the relevant Partner.

7. DATA STORAGE, SECURITY, AND PROTECTION

xBook implements reasonable administrative, technical, and physical safeguards to protect the confidentiality, integrity, and availability of data.

However, no method of Internet transmission or electronic storage is completely secure. xBook cannot guarantee absolute security against unauthorized access.

In the event of a data security incident, xBook will assess and provide notifications as required by applicable law and/or based on the level of impact.

8. DATA RETENTION PERIOD

xBook retains Personal Information only for as long as necessary to:

Provide requested services;
Maintain transaction records for accounting, auditing, and compliance purposes;
Fulfill legal obligations, resolve disputes, and enforce agreements;
Or as otherwise permitted by law.

Upon a valid request for account or data deletion, xBook will process such requests in accordance with internal procedures and legal requirements, and may retain minimal data where necessary for lawful purposes.

9. UPDATES TO THIS POLICY

This Privacy Policy may be updated from time to time. Material changes may be communicated through the Platform or other appropriate channels. The “Last updated” date at the beginning reflects the current version.

Continued use of the Platform after updates constitutes acceptance of the revised Policy, unless applicable law requires otherwise.

10. CONTACT INFORMATION

If you have questions, concerns about privacy, or wish to exercise your rights regarding Personal Information, please contact xBook: